Отбор консультационных фирм (консультантов) для оказания услуг по проектированию проводится на конкурсной основе. Объявление о намерении заключить контракт публикуется на сайте Нового Банка Развития (НБР) - банка, предоставившего заём Российской Федерации, а также на сайте ФИСП, являющегося Группой реализации проекта.
До проведения конкурса ФИСП публикует приглашение к выражению заинтересованности. Приглашение содержит информацию о задании на проектирование. В ответ на приглашение заинтересованные в заключении контракта консультанты должны подать в ФИСП заявку с информацией о наличии у них:
· опыта выполнения аналогичных заданий,
· персонала с соответствующей квалификации.
ФИСП рассматривает полученные заявки и формирует отчет об оценке выражений заинтересованности. Далее ФИСП направляет отчет на рассмотрение в Конкурсную комиссию, созданную Минкультуры России. В состав такой Конкурсной комиссии входят представители федеральных органов власти России – Минкультуры, Минфина и Минэкономразвития, а также представитель от ФИСП. Конкурсная комиссия рассматривает направленные ей материалы и принимает решение о том, кто из заявителей будет внесен в «короткий список» допущенных к участию в конкурсе. Состав «короткого списка», как правило, включает в себя от трёх до шести участников конкурса.
Если это предусмотрено Соглашением о займе, отчет об оценке выражений заинтересованности подлежит рассмотрению и согласованию с НБР.
Конкурс проводится среди участников «короткого списка». ФИСП высылает консультантам, вошедшим в «короткий список», Конкурсную документацию для подготовки предложений. Конкурсная документация включает в себя:
· правила проведения конкурса,
· формы для подачи информации о конкурсанте, его персонале и о том, как конкурсант планирует выполнять предложенное задание,
· форму контракта, который будет предложен к подписанию с победителем отбора.
На подготовку предложения обычно отводится не менее месяца. В течение этого срока конкурсант, если у него возникнут вопросы по Конкурсной документации, может их задать в письменной форме. После получения такого вопроса ФИСП готовит на него ответ и рассылает его всем участникам конкурса. Кроме того, для разъяснения вопросов участников может проводиться предконкурсная конференция, а также посещение объекта.
Предложение участника конкурса формируется из двух отдельных частей: технической и финансовой. Подаются они в составе одной упаковки, но и техническое, и финансовое предложения должны быть отдельно упакованы и промаркированы согласно требованиям Конкурсной документации.
Оценка поданных предложений проходит в два этапа.
На первом этапе специалисты ФИСП оценивают поданные технические предложения. Критерии оценки приведены в Конкурсной документации. Применяется балльная система оценки, проходной балл указывается в Конкурсной документации. Участники конкурса, чье техническое предложение преодолевает этот порог, продолжают участие в конкурсе. Если предложение не соответствует основным положениям Конкурсной документации или не набирает по результатам оценки технического предложения указанный минимальный проходной балл, оно отклоняется.
Отчёт об оценке технических предложений, как и в случае с оценкой заявок на участие в конкурсе, подлежит рассмотрению и принятию решения по нему Конкурсной комиссией и, если предусмотрено, НБР.
На втором этапе проводится вскрытие финансовых предложений и их оценка. Вскрытие происходит в Минкультуры России в присутствии членов Конкурсной комиссии и представителей участников, заявивших о своём намерении участвовать в этой процедуре. Выписка из протокола вскрытия финансовых предложений рассылается всем участникам этого этапа конкурса.
По результатам проверки финансовых предложений и с учётом данных оценки технических предложений определяется участник конкурса с наивысшим рейтингом. Именно он приглашается на предконтрактные переговоры. Если переговоры завершаются успешно, с данным консультантом подписывается контракт, который предварительно согласовывается с НБР в случае необходимости.